7 dicas para organizar melhor o seu tempo

Organizar seu tempo é o primeiro passo para um trabalho de sucesso

Por Vanessa Santos - Em 21.01.2016


Para a maioria das pessoas gerir o próprio tempo pode se mostrar um grande desafio. O volume de compromissos é enorme, a correria do dia a dia é cada vez mais intensa, e a tentação para procrastinação – ainda mais com o advento das redes sociais – bate à porta o tempo todo. A questão é que, quando você consegue gerenciar melhor a própria vida, a tendência também é que o estresse diminua. Afinal, quando você não deixa para amanhã o que pode fazer agora, as chances de ter problemas com prazos diminui, além de reduzir muito as chances de ter que lidar com a frustração de adiar ainda mais – e, muitas vezes, até impedir – a colheita dos frutos do próprio esforço. No entanto, com algumas dicas bem simples, é possível ter mais sucesso nessa empreitada.

1. Como você gasta seu tempo?

Anote tudo que costuma fazer em uma semana e quanto tempo leva para cada tarefa, e procure aprender com essas informações. Dessa forma é possível acompanhar seus maus hábitos para ajudar a ser consciente sobre quanto tempo eles estão tomando de você.

2. Defina prioridades.

É importante fazer diariamente um levantamento das suas tarefas, estimando o tempo necessário para cumprir cada uma delas. Calcular o tempo de trabalho e de compromissos, e tentar respeitá-lo, vai fazer toda a diferença para você ter ideia do que pode dar conta durante o dia e aproveitar seu tempo ao máximo. Depois disso, separe-as por ordem de prioridade, colocando sempre aquilo que tem mais urgência ou exige mais atenção antes das tarefas mais corriqueiras, que podem esperar. Não esqueça também de listar tudo que será necessário para cumprir cada item: fazer um contato telefônico ou um pedido por e-mail, solicitar um relatório, comprar material, entre outros.

3. Mantenha seu ambiente de trabalho limpo e organizado.

Isso facilita, e muito, o cumprimento das tarefas. Saber exatamente onde está aquele relatório, ou onde deixou aquela pasta, vai poupar tempo e evitar que coisas importantes se percam no meio da bagunça. No computador é importante manter tudo organizado também, excluindo arquivos desnecessários e organizando em pastas identificadas, mantendo sempre o backup na nuvem ou em um HD externo (se possível nos dois).

4. Transforme a agenda na sua melhor amiga.

Pode ser aquela de papel ou, na melhor das hipóteses, aplicativos como o Google Calendar. Procure manter seus compromissos sempre documentados. Assim você consegue ter uma ideia melhor do tempo que dispõe para o cumprimento das tarefas.

5. Use aplicativos de gerenciamento.

Com o advento dos smartphones e tablets, vale a pena usá-los para organizar os afazeres em apps. Aqui mesmo, no blog da Tagarela, já demos algumas dicas de apps para empreendedores – como Podio, Trello e Evernote – que podem também ser usados pelas pessoas em geral. Mas atenção: existem uma infinidade de apps com esse propósito, e é importante resistir à tentação de baixar vários. Escolha um e concentre tudo lá, assim você não corre o risco de se confundir.

6. Defina apenas alguns momentos do dia para as redes sociais.

É óbvio que ninguém consegue manter-se 100% focado durante todo o dia, e as redes podem ser muito bem vindas quando usadas de forma sadia. Em alguns casos, elas inclusive fazem parte do trabalho. No entanto é importante encontrar um equilíbrio, de forma que não afete as atividades diárias. Por isso, uma saída para evitar o exagero é determinar apenas alguns momentos do dia para esse fim. Uma pausa de 10 minutos a cada duas horas é o ideal.

7. Respeite seu horário de descanso.

Esse é um dos itens mais importantes dessa lista. Estender o horário de trabalho com frequência, a longo prazo pode deixá-lo exausto e baixar sua produtividade. Por mais que você ainda se sinta apto a realizar tarefas, é importante respeitar intervalos para descansar e se alimentar. E caso você seja daqueles que fica depois do horário por que não deu conta das tarefas ao longo do dia, que tal seguir as outras dicas dessa lista?