Dicas para manter as finanças da sua empresa em ordem

O financeiro é parte importante (e vital) para sua empresa

Por Keli Ricarte - Em 16.09.2015


Um desafio que os empreendedores de pequeno e médio porte encontram logo após se lançarem no mercado econômico é como controlar o saldo financeiro de sua empresa. Em qualquer organização, é necessário que gestores responsáveis saibam como estão as finanças, pois é importante conhecer a saúde financeira, além de manter os registros de saída e entrada de recursos em ordem, que vão influenciar mais adiante, frente a uma tomada de decisão.

Ao contrário do que muitos acreditam, manter os números de uma empresa claros e organizados não é um “bicho de sete cabeças” e vou te dar algumas dicas para facilitar esta tarefa.

1. Faça do Excel o seu melhor amigo

Crie planilhas para controlar as entradas e saídas de recursos. O ideal é que tenha uma planilha para receitas e outra para despesas. Essas planilhas podem ser personalizadas, mas devem ser criadas de modo que fique fácil a inserção de dados pela pessoa responsável.

Na planilha de receitas, não se esqueça de incluir colunas que identifiquem os clientes, projetos, valores, além do mês e ano de previsão de faturamento. Isso facilitará a estruturação de planejamentos estratégicos financeiros e relatório do faturamento mensal.

Para a planilha de despesas, insira a data em que a despesa ocorreu, estabelecimento, valor. Separe as despesas por categorias, exemplo gastos com sede, funcionários, entre outros. Isso proporciona maior facilidade ao identificar as categorias com maiores gastos e onde talvez seja possível cortar despesas.
Não se esqueça de aplicar filtro nas planilhas. Esta funcionalidade do Excel facilita na busca por dados.

2. Use softwares de gestão financeira

O mercado possui inúmeros softwares para gestão financeira, gratuitos e pagos. A escolha depende das necessidades do gestor. Se você procura por um software simples, os mais indicados são ZeroPaper, que possui plano grátis, ou Conta Azul, com planos entre R$ 29 (mensal) e R$ 199 (anual).

3. Crie e armazene arquivos

Sabe aquele cupom fiscal de R$ 2,99 da compra na padaria? Sim, ele também precisa ser guardado, pois toda e qualquer despesa deve ser comprovada e identificada. O ideal é que sejam criadas pastas físicas organizadas por ano e dividida em meses. Indica-se que as notas e cupons fiscais sejam escaneados e guardados devidamente renomeados em softwares na “nuvem”, como Dropbox e Google Drive. A organização desses comprovantes escaneados pode ser a mesma dos físicos, em pastas e divisões.

4. Hora do balanço

Com o fluxo de caixa controlado, pode-se fazer um balanço do período que desejar e obtiver os registros de números. Esse é o momento de pegar todos os dados que você possui e transformar em informação.
Não precisa ser um especialista no assunto para saber se o saldo da sua empresa está no verde ou vermelho, basta apenas juntar as informações geradas pelos dados organizados e analisá-las.

Em termos técnicos, dizemos que uma empresa está em:

Superávit: se o saldo do período analisado for positivo. Isso significa que a quantidade de receitas foi maior que a quantidade de despesas.

Neutro: quando o saldo do período analisado é igual à zero, ou seja, o total de receitas foi o mesmo que o total de despesas. Essa situação não chega a ser um alarme vermelho, mas não deve ser ignorado o fato de que durante esse período a sua atividade econômica ficou estática. Essa situação é preocupante e é necessário que sejam estudadas possíveis estratégias de corte de custos e/ou aumento de receitas.

Déficit: se o saldo for negativo. Isso ocorre quando o total de despesas foi maior que o total de receitas. Nesse caso sim é alarme vermelho e medidas devem ser adotadas urgentemente.

Uma pesquisa feita pelo SEBRAE aponta que 60% das empresas chegam à falência em até dois anos e o principal motivo é a falta de conhecimento administrativo de seus gestores.

Todo mundo sabe que gerir uma empresa não é um caminho fácil e geralmente seus atalhos não levam ao sucesso, mas esse caminho se torna um pouco menos difícil se você estiver bem preparado. Sim, podemos prever o que está nos esperando em um futuro próximo nesse caminho. Mágica? Não. É apenas o uso dos números e da matemática a nosso favor.